北京建筑大学

本科生档案管理办法

第一章  总则

第一条　为规范我校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《高等学校档案管理办法》制定本办法。

第二条　本办法所称的学生档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表等不同形式、载体的历史记录。

第三条  本办法适用于我校全日制在校本科生。

第二章  档案管理机构及职能

第四条  我校档案由招生就业处下设档案室进行在校本科学生档案的管理。档案室负责在校本科生入学后的档案接转工作，在校期间档案的管理、查阅工作以及学生毕业后档案的移转寄送工作。

第五条  各学院负责新生档案的收取、整理、核查，并按照规定时间向档案室移交档案。

第六条  本科、专升本、预科学生在校期间形成的组织发展材料，由其所在学院进行整理后上交组织部，并由组织部统一移交档案室进行装档封档。

第七条  本科、专升本、预科学生在校期间形成的校级奖励证明材料（审批表、学工或团委盖章的材料）、违纪惩处材料，由奖励证明材料、违纪惩处材料相应的部门提供并装入档案；校外奖励有主责单位盖章，学院收集每年度十二月份由组织部、团委、学工部装入档案。

第三章  归档材料

第八条  学生在校学习期间应该归档的材料应当包括以下内容：

1、学生入学材料：入校前学习期间的档案材料或工作期间单位人事部门的档案材料、高考报名登记表及体检表（包括电子档案打印件）、入学时填写的《北京建筑大学新生入学登记表》；

2、学习成绩材料：包括主修、选修、辅修的各门课程的学习成绩单和学位信息表；

3、毕业材料：包括《高等学校毕业生登记表》，《普通高等学校毕业生就业报到通知书》（存根），毕业生体检登记表；

4、奖励证明材料：获得校级及其以上的奖励审批材料（包括校优秀学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀标兵、北京市优秀毕业生、各项奖学金等）；

5、违纪处分材料：学生触犯国家法律、违反学校管理规定被予以纪律处分的处理决定；

6、组织发展材料：加入中国共产党、共青团或民主党派的组织审批材料；

7、学籍变动材料：休学、复学、退学、转学、出国等原因引起的学籍变动相关的证明材料；

8、其他供组织人事部门参考的应当归档的材料，上述1-8项材料均应为原件。

第四章  归档材料要求

第九条  所有归档材料必须是有关手续完毕的最终材料。

第十条  归档材料必须完整、真实。个人文字材料必须有本人签字。凡规定由有关部门审查盖章的材料，相关部门必须加盖公章。

第十一条  上交归档材料前，有关单位应标明学生的层次、专业，并按学号顺序排列；材料装入档案袋之前，要认真核对，确保档案材料不错装、漏装。归档材料交接时，交接双方经办人要履行签字手续，注明承办单位及时间。归档材料应与档案中对应的归档材料清单核对，并做好标记注明工作。归档清单格式见附件1—本科学生档案归档材料清单。

第十二条  各类材料只能用碳素墨水或蓝墨水书写，文字要清晰。

第十三条  如归档材料不符合归档要求，档案室有权退回，由送交单位按要求重新组织办理。

第五章  归档材料查阅

第十四条  因工作需要，以下人员可申请查阅学生档案，查阅人必须按规定履行查阅登记手续，并注明查阅事由：

1、持所在单位加盖公章并由主管书记签字的证明文件的学生工作管理人员；

2、持有相关证明或介绍信的校外单位组织人事等部门人员。

第六章  档案转递及查询

第十五条 未按规定时间报到入学或入学后经审查不符合录取条件被取消入学资格的新生，其档案按寄发地址退回或按生源地省（市、自治区）普通高等学校招生办公室地址退回。

第十六条 毕业生档案的去向由就业指导中心提供，学生档案的转递工作由档案室负责办理，转递工作通过机要局进行。学生也可以自行提取档案，自行提取的，需提供档案接收单位的提档函。

第十七条  学生档案寄至相应的接收部门时，执行如下规定：

1、毕业学生档案按照就业指导中心提供的就业方案寄发；

2、转出学生的档案寄往学生转入院校；

3、因退学、取消学籍、出国离校的学生档案寄往生源地省（市、自治区）普通高等学校招生办公室。其中办理出国手续时申请保留学籍的学生，在办完相关手续后，其档案可暂存学校至其本科毕业，保管期满按规定寄发。

第十八条  毕业生档案由所在学院派人认真检查归档材料是否完整，并组织人员进行档案封装，装档。要认真核对材料与本人姓名是否相符，避免错装漏装。装档结束后，需由各学院负责老师签字确认。档案室要逐一审查档案寄往的地址是否准确，寄往单位是否具有接收档案的资格，以免错寄或遗失。

第十九条  学生档案在转递过程中，档案室负责办理档案转递登记手续。对转入的档案，经核对无误后由经办人将回执签名盖章后及时寄往发档单位；转出档案时，要组织填写《档案转递单》和《机要交接单》。

第二十条   为了最大限度地支持学生就业，档案室可以在学生毕业当年集中派遣后暂存学生档案，暂存截止时间为本年度8月31日，超过期限后，档案室将学生档案寄往学生生源地省（市、自治区）普通高等学校招生办公室。学生申请档案暂存需提交如下材料：

1、学生档案暂存申请书，需学院负责人签署意见并加盖学院公章；

2、用人单位接收学生证明函，需用人单位签署意见并加盖单位公章；

第二十一条  本办法自2014年1月1日起执行。

附件1：本科学生档案归档材料清单

附件2：因公查询学生档案介绍函

因公查询学生档案介绍函

北京建筑大学本科学生档案管理室：

兹介绍          学院（单位）           等     位同志因

                         等实际需要前往学校档案管理室查询 

          学院      级，学号是                 的           同学档案，查询方式是现场查看/现场复印                              等材料，并带走复印件。请予以接洽。

                                      学院负责人：          

学院：               （章）

                                                 年     月     日

附件3：学生档案暂存申请书

学生档案暂存申请函

本科学生档案管理室：

兹介绍          学院学号             的          同学 因                     的实际需要前往学校档案管理室办理档案暂存工作，暂存时间截止到本年度的八月三十一日。请予以接洽。

                                      学院负责人：          

学院：               （章）

                                                  年     月     日

附件4：用人单位接收学生证明函

用人单位接收学生证明函

北京建筑大学本科学生档案管理室：

贵校          学院            专业，学号是             的          同学已被我单位录用。

特此证明。

此致

敬礼

                                  单位负责人：              

单位名称：             （章）

                                               年     月     日